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雁过留声
特色专题:心理医学心理自助
女秘书不能太漂亮
文档类型:心理魔方   文档整理时间:2007年5月14日
我用秘书向来都不太用特别漂亮的,当然人都是爱漂亮的、虚荣的,但是从工作的角度来说,我不主张要太漂亮的秘书。因为我个人认为,漂亮女性克制力比较差,勤奋度也差,尤其经不起打击,我不太敢用那种漂亮的女秘书。我用秘书真正概括应该是两个字,一个是“严”,一个是“细”,因为我自己曾给一个副厅长当过秘书,深有体会。
实际上,秘书的所有的事情都是琐碎的,因此她(他)必须严谨,不然上司就非常尴尬、非常麻烦。我当总经理时也曾礼节性的请我的秘书吃了一次饭,我说:我汪中求不重要,下了班以后我们在一起,你就是捶我一拳或者甚至在我的头上摸一下,也无所谓,但是我作为一个总经理我是很重要的,因为我是这个企业管理的核心,我是这个企业管理的灵魂,所以你为我服务必须比别的岗位要更严谨、更到位。我对你说一句话,你可以算一下,企业每年为我付出的成本是你的34倍,企业花了更大的成本请我,因此同样一件小事情你做秘书的用30分钟做,我一分钟可以搞定。但是细节上的事情,应该更多的让你去做。
请秘书的目的,说白了就是为了解决上司的时间效率的问题,秘书是为了提升上司的时间效率,使上司的一些重复的、简单的事情尽可能让秘书为他做好,他的效率才更高。比如说,秘书必须在我之前上班,下班比我晚,秘书就比别人上班时间更长,街上扫地的人不也早上四点就起来了?我八点上班就准时到办公室,秘书要7点30分钟到达。我的文件有一个详细的清单,分四类:必须马上批复的文件、必须看但不一定要回复的文件、可看可不看的文件、没必要看的文件。大量的文件帮我把它分为四类,详细的清单放在桌头上,我必须知道我要处理哪些文件,次序是什么;再一个,要为我的笔记本电脑打开网络,上我们的局域网、外网,要把昨天晚上到我今天没上班之前的那一段时间网上给的我全部信息给我有效地整理成一份文档,而不能让我去在上面看,我是会用计算机,但是你作为秘书必须给我准备好。我跟我的部下谈事情,在写字板上不断地写,所以我不太愿意用简单的语言,但是我非常讨厌我的笔写着写着就因为没有墨水而写不出来了,秘书必须考虑这个问题,事先给我把笔充满水。
大家可能认为我太苛刻了,但是必须对秘书提出高效的要求,有一个高效的秘书才有一个高效的总经理。你要知道,你在这个企业总经理的岗位工作效率差,整个企业的效率就一定会差。总经理是企业管理人,如果你不去注意秘书的工作效率,你要提高企业效率是痴人说梦。和经理打交道最多,跟经理工作最密切的人是秘书,同时秘书岗位又是一个什么信息都了解的岗位,因此我对秘书的要求是苛刻的。秘书早晨上班要比我早,早走那不可能,必须在我之后下班;我走,秘书才能走;我不走,你是不能走的。如果你要考虑你自己还有很多事情,你没有那么多的时间在班上,那你就不适合做一个秘书,而秘书做的好,也是可以迅速成为一个管理人才的。如果你有这种志向,就要付出比大家更多的努力,所以必须严格地训练秘书。
我当过六年总经理(现在,不当老大很多年了),用过4个秘书。第一个湖南小女孩,董事长配给我的;第二位湖北人,挺能干,去别人的公司高就了,我很高兴,祝贺她;第三位是男孩,不卑不亢,用得挺顺手,被一个当董事长的好朋友看上,送去给他当部长了,能往高处走,支持;第四位四川人,读书少一些,进修去了,更赞成,不知现在出息了么!人际心理http://www.gaoyn.com)
对秘书的使用,我觉得应该尊重、严格、保护。太多的故事,只讲一个。某日,我出差,秘书急忙从办公楼追出来,给我送来充电器,我真诚地向她道谢,但下车时结伴同行的另一家公司老总见我并没有把充电器放进行李箱,很奇怪地看着我,我于是作解释说:“我已经带有一个旅行充电器了,但秘书匆忙追上来,特意为我送来充电器,以为我忘了,这是工作用心的表现,应该肯定她。所以不必直说这个充电器不用”。这是个“小节”,但值得着意,因为,我需要保护秘书的这种服务热情和工作主动的态度。
在此,作为曾经的老男秘和后来用过多位秘书的“过来人”,给正在或准备当秘书的同仁20点提示:
1.必须有更多付出,不能太计较时间和报酬;
2.不会摆弄文件夹,不宜当秘书;
3.常用电话号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记;
4.学会记录,只要在场能记录的别拉下,说不定什么时候有用;
5.开会少发言,勤记录,记住是列席;
6.有调查研究和了解情况的权力,但绝对没有指令权;
7.为了写东西,多做标准文本准备;
8.对其它同事不可有骄娇之气;
9.无论对上、对下,多用“请”和“谢谢”准没错;
10.不要上网做与工作无关的事,也许别的同事可以;
11.手机永远是振动,网上QQ也不要有唧唧的叫声;
12.要细心,学会在小事情上为上司补缺;
13.常规性的琐碎事务,不要让人有半点不放心;
14.适时地提示,温和地提醒;
15.不是上司问及,不议论同事的不好;
16.如果一周以上都觉得没什么事情做,该考虑换岗或辞职;
17.少喝酒,不能醉,如果上司老让你喝酒甚至不在意你醉酒,就已经不是真正的秘书了;
18.穿衣服有工装最好,不要为了取悦自己穿太性感的衣服;
19.异性秘书,对上司的生活部分不宜太关心,对上司的家人彬彬有礼就够;
20.切不可产生办公室恋情,如有萌芽立即走人。
原 刊:
作 者:汪中求

 
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